Die Aufgabe bestand darin, den Vertragsmanagementprozess eines internationalen Unternehmens zu optimieren. Dieser Prozess war durch uneinheitliche Vertragsvorlagen, regulatorische Lücken und mangelnde Klarheit bezüglich der vertraglichen Anforderungen geprägt. Diese Probleme führten zu Ineffizienzen und erhöhten Risiken für das Unternehmen. Eine besondere Herausforderung lag in der Abstimmung mit verschiedenen Abteilungen wie Recht und Compliance, um sicherzustellen, dass alle Änderungen den regulatorischen Anforderungen entsprechen.
Zu Beginn führten wir eine umfassende Analyse der bestehenden Vertragsvorlagen durch, um die aktuellen Lücken und Unstimmigkeiten zu identifizieren. Dabei wurde eine Gap-Analyse in enger Zusammenarbeit mit den Vertragsmanagement-Teams durchgeführt. Basierend auf den Analyseergebnissen entwickelten wir maßgeschneiderte Vorschläge für regulatorische und vertragliche Anpassungen. Der gesamte Prozess beinhaltete die Einbindung der relevanten Stakeholder, einschließlich Recht und Compliance, um die Umsetzbarkeit und Einhaltung der rechtlichen Vorgaben sicherzustellen.
Parallel dazu bereiteten wir Schulungsmaterialien vor, um die relevanten Änderungen in den spezifischen Vertragsvorlagen verständlich zu kommunizieren und die betroffenen Teams auf die neuen Standards vorzubereiten.
Wir setzten eine systematische, kollaborative Methodik ein, die Workshops und regelmäßige Abstimmungssitzungen umfasste, um sicherzustellen, dass alle Änderungen abgestimmt und transparent umgesetzt werden. Die Implementierung der neuen oder angepassten Vertragsvorlagen erfolgte schrittweise, um die Akzeptanz im gesamten Unternehmen zu fördern. Gleichzeitig erstellten wir detaillierte Schulungsunterlagen, um die Anwender über die Änderungen und die Anwendung der neuen Vorlagen zu informieren. Der Prozess wurde so gestaltet, dass er auditfähig ist und eine nachhaltige Anwendung im Alltag sicherstellt.
Unsere End-to-End-Betreuung stellte sicher, dass das Unternehmen auch nach der Einführung der neuen Prozesse weiterhin unterstützt wurde und alle notwendigen Anpassungen effizient vorgenommen werden konnten.